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Las empresas generalizan las políticas “end-to-end” para el control de gastos de viaje

Por   /   24 febrero, 2016  /   Sin Comentarios

Aunque las políticas de viajes de las empresas han puesto tradicionalmente el acento en la gestión de las reservas de avión, hotel y coche de alquiler, concentrando en estos servicios casi todos los esfuerzos de seguimiento, control y ahorro, lo cierto es que, con ser importantes, tales partidas no reflejan el coste total de los desplazamientos, ya que, en ciertas ocasiones, los gastos en los que incurre el viajero en destino (comidas, taxis, aparcamientos, etc.) pueden sumar una cantidad equiparable o superior. De ahí que los “travel managers” son cada vez más conscientes de la necesidad de gestionar este tipo de gastos, adoptar soluciones tecnológicas para procesar los tiques y comprobantes, establecer límites o firmar acuerdos estables con proveedores.

Viaje, de PixabayDe esta manera, ya el 80,2% de las empresas con sede o delegación en España ha aprobado una política interna para los gastos de desplazamiento, según refleja el estudio “El viaje end-to-end. Gestión de los viajes de desplazamiento en las empresas”, realizado por la plataforma de conocimiento para la gestión de viajes Forum Business Travel en colaboración con la firma de programas de gestión Notilus (Dimo Software) y la multinacional de sistema de pago Diners Club Spain.

La encuesta en que se basa el informe pone de manifiesto, por ejemplo, que el 70,2% de las compañías consultadas tiene establecido un límite para los gastos de restaurante, cosa que no ocurre con el taxi, donde sólo el 16,1% establece topes, ni con el parking (12,0%). Por otra parte, los contratos con proveedores de servicios añadidos no son habituales, a excepción del taxi, un sector con el que el 56,4% de las empresas mantiene acuerdos.

En cuanto a los procedimientos de liquidación de sus gastos de viaje, la investigación revela que nada menos que un 35,9% de los consultados todavía utiliza procedimientos manuales y que el 73,9% de las empresas carece de un sistema de digitalización de comprobantes de pago, e incluso más de un tercio (34,4%) no solicita la recuperación del IVA contenido en los recibos. En cualquier caso, la hoja Excel es el medio más popular.

Finalmente, en lo que respecta a los medios de pago utilizados por las empresas españolas en los viajes de sus empleados, la realidad es que las mismas no usan solo uno, sino un “mix” de varios de ellos, si bien el 80,8% de las organizaciones emplea la tarjeta de crédito para abonar gastos extras, de las que un 52,1% los carga en la cuenta de la compañía y un 28,7% lo hace en las tarjetas personales.

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