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Implementación del teletrabajo de forma efectiva

Por   /   17 julio, 2020  /   Sin Comentarios

Por Iñaki Lozano, CEO de BICG, Compañía experta en innovación y nuevas estrategias de trabajo.

 

Según el último estudio del Instituto Nacional de Estadística (INE), sólo el 27% de las empresas españolas estarían dispuestas a permitir el teletrabajo, pero la realidad es que solo lo llevan a cabo poco más del 15% (Eurofound), lo que nos sitúa con unos datos todavía muy alejados de países como Dinamarca o EEUU (alrededor del 40%). Resulta por tanto un reto todavía pendiente para nuestras compañías, que también en cualquier otro momento, al margen del actual de la pandemia, podrían apostar por el trabajo en remoto como una de las herramientas para fomentar, entre otras posibles cuestiones, la conciliación de sus empleados, la atracción y retención de talento, el compromiso con el medio ambiente o la digitalización.

Sin embargo, la actual crisis médica ha puesto de relevancia la necesidad de poder trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Así, el miedo que ha provocado la crisis sanitaria global ha hecho que muchas compañías que nunca habían apostado por esta medida de conciliación en condiciones normales se apresuren ahora a adoptarla.

Sí, de estar ya asimilado este modelo en las organizaciones, no existiría esta urgencia que se da en condiciones extraordinarias, como pueden ser restricciones de tráfico por grandes acontecimientos deportivos (como ocurrió en Londres durante los JJOO) o por terremotos, circunstancias meteorológicas adversas o la actual crisis del coronavirus. Si de verdad se tomara conciencia y Teletrabajo remoto, de BICGse apostara firmemente, los protocolos de actuación para el trabajo a distancia (como el teletrabajo) estarían perfectamente engranados en compañías, que hoy se ven superadas al implementar esta medida con carácter de urgencia sin estar asimilada.

En esa dinámica, y aunque el proceso de adopción del trabajo a distancia precisa en realidad de un estudio previo y una estrategia de cultura y formas de trabajo, en el caso de las pymes el mismo puede ser mucho más sencillo, de manera que, teniendo en cuenta una serie de consideraciones, las pequeñas o medianas empresas pueden adoptar esta forma de trabajar de manera rápida, sencilla y ordenada y capacitar a sus profesionales para que puedan trabajar a distancia de la manera más adecuada.

En cualquier caso, dada la situación de alarma social que se ha creado y que algunas empresas se están planteando aplicar el teletrabajo sin una preparación previa, ofrecemos diez claves básicas para que hacerlo en situaciones, como por ejemplo la actual, no se convierta en un problema añadido para empleados y empresas. Son sencillas y basadas en el sentido común.

  • 1. Los objetivos, claros

Idealmente, se han de establecer objetivos medibles y sus correspondientes indicadores. En este sentido, la figura del responsable es indispensable para comunicar y trasladar con claridad al empleado sus compromisos, ya sea trabajando en la oficina o en cualquier otro lugar. Así, realizar una lista de tareas es una buena medida en estos casos.

  • 2. La tecnología como aliada

Se debe sacar provecho de las tecnologías y utilizar todas las herramientas disponibles para comunicarse, compartir documentos o realizar las tareas de la mejor manera posible.

  • 3. Dinámicas de equipo

Establecer protocolos para trabajar con el resto de compañeros en remoto, de manera que se puedan replicar las dinámicas de trabajo cotidianas que tendríamos en la oficina. Por ejemplo, una reunión matinal de 15 minutos cada día, una llamada antes de la hora de la comida, etc.

  • 4. Huir del aislamiento

Mantener una comunicación constante con los compañeros de trabajo y responsables es fundamental para la motivación. Hoy existen múltiples herramientas en línea que permiten la comunicación fluida. Además, ayudan a conocer el estado de nuestros compañeros en cada momento (disponible, reunido, ausente…).

  • 5. El teléfono como herramienta de eficiencia

No hay que tener reparos a la hora de utilizar el teléfono. Esta vía de comunicación es muchas veces más efectiva que el correo o la mensajería instantánea, al margen de que evita muchos malos entendidos de la comunicación por escrito.

  • 6. Hola y adiós

A pesar de estar lejos, es una buena práctica dar los buenos días, así como despedirse de los compañeros o responsables. De esta forma, además sabrán en todo momento cuándo se encuentran disponibles los demás.

  • 7. Establecer una rutina de jornada

Siempre que sea posible, es aconsejable que cada persona mantenga su rutina de trabajo ideal, para evitar caer en la procrastinación o el desorden. Para ello se pueden establecer las llamadas “ventanas de coincidencia”, periodos de varias horas en las que se acuerda que todo el equipo estará accesible.

  • 8. Luz y orden

En este sentido es clave disponer de suficiente luz (mejor si es natural), mantener un orden mínimo, evitar fuentes de ruido que alteren la concentración o exposiciones al sol excesivas.

  • 9. Vigilar la ergonomía y los descansos

Utilizar posturas correctas, tomar un descanso cada cierto tiempo y ventilar el espacio de vez en cuando son acciones recomendables en estos casos.

  • 10. Evitar las distracciones domésticas

El trabajador debe tener claro que, cuando se encuentra en horario laboral, debe evitar otras actividades que afecten o rompan su ritmo de trabajo, como las labores domésticas.

Y además de todo lo anterior, en el caso de los responsables de equipos, lo importante es que sepan comunicar correctamente los objetivos, animar a su equipo a trasladar las dudas si no ha quedado algo claro, convocar a reuniones a través de videoconferencias y, en el transcurso de las mismas, recordar la importancia de escuchar y preguntar al que está al otro lado, al mismo tiempo que se respetan los turnos de palabra. Si tenemos en cuenta esta base mínima, las jornadas de trabajo a distancia se convertirán en una oportunidad empresarial, y no en un problema.

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Sobre el autor

Tras casi 35 años posicionada como la principal revista económica especializada en gestión y management, y habida cuenta de los nuevos modos y necesidades de sus habituales lectores (directivos, emprendedores y empresarios en un 90% de los casos), NUEVA EMPRESA lleva apostando desde principios de 2009 por el mercado digital, convirtiendo la Web en el principal punto de nuestra estrategia, dejando la edición en papel exclusivamente destinada a números especiales sin una periodicidad estipulada.

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