Hoy en día, y cada vez más, la conferencia web se ha convertido en una buena herramienta para organizar reuniones de trabajo, impartir formación a los empleados o para realizar presentaciones comerciales. Además de la ventaja obvia de la ubicuidad (pueden mantenerse reuniones con personas situadas en cualquier punto del mundo al mismo tiempo), se añaden ventajas como el ahorro de costes y de energía.

Sin embargo son muchas las compañías que desconocen que, en este tipo de comunicaciones, hay que tener en cuenta una serie de códigos de conducta y comunicación propios de la reunión online. Al igual que se prepara una reunión “real”, la reunión “virtual” exige una planificación concreta que tiene mucho que ver con el tipo de tecnología que se utiliza y es preciso tener en cuenta una serie de pasos a seguir:
 
Preparar la sala. El hecho de que la reunión sea online no significa que debamos descuidar la sala en la que realizaremos la reunión. Hay que tener en cuenta el plano que escogeremos para que nos vean nuestros interlocutores y, partiendo del mismo, cuidar la presencia de la sala (no da una buena imagen el hecho de tener chaquetas colgadas detrás o elementos que puedan distraer en la comunicación, etc.). Por otro lado, según Robert Strobl, socio-fundador de Digital Samba, también “es muy importante disponer de una correcta iluminación y estar seguros de que nadie nos interrumpirá durante el transcurso de la reunión”.
 
Preparar el ordenador. Puesto que una de las herramientas imprescindibles a la hora de mantener una reunión online es el ordenador, hay que preparar exhaustivamente que todo funcione correctamente y que todos los ficheros y documentos que queremos mostrar en la reunión están a mano y disponibles. Poro este motivo, es conveniente reiniciar el ordenador para evitar posibles problemas. “Pese a que la conferencia web no requiere de instalación de ningún tipo en el ordenador, sigue siendo conveniente reiniciar nuestro ordenador para prescindir de esperar innecesarias”, comenta Strobl.
 
Conexión a punto. La conferencia web dispone de diversas ventajas, y una de ellas es la ya anteriormente descrita: es un tipo de tecnología que no requiere ningún tipo de descarga ni de instalación. Sin embargo, sí que tenemos que tener muy en cuenta la conexión que tengamos. Por eso, en el momento de realizar la reunión online, según Robert Strobl, “es primordial tener a punto nuestra conexión a la Red, asegurándonos que no está saturada, por lo que hay que evitar que exista un gran tráfico de datos en el momento de la reunión”. La estrategia tecnológica de cada empresa tiene que tener muy en cuenta este medio de comunicación que es Internet y, por tanto, invertir en líneas de Internet adecuadas con sus necesidades y con un ancho de banda suficiente para cada usuario de la conferencia web. Sin duda, la falta de conectividad es uno de los enemigos más grandes de la productividad de las reuniones.