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El teletrabajo hace peligrar la información de la empresa

Por   /   27 septiembre, 2013  /   Sin Comentarios

La tendencia creciente del teletrabajo implica para las empresas que uno de sus activos más valiosos, cual es la información, cambie su ubicación en la oficina por entornos que en principio pueden ser menos seguros, lo que implica un serio peligro si no se adoptan las medidas correctivas al respecto, tal y como pone de manifiesto un reciente estudio de la compañía de custodia y gestión de la información Iron Mountain, el cual sugiere también que muchas empresas están fracasando a la hora de dar el apoyo y la orientación necesarios para proteger su información cuando los empleados trabajan desde sus casas.

La investigación, que ha encuestado a 5.021 empleados en los mercados de Reino Unido, Francia, España, Alemania y Países Bajos, revela que casi dos tercios de los empleados en Europa trabajan desde casa a jornada completa o parte de su jornada. En nuestro país, el 14% de los entrevistados asegura trabajar desde casa a diario y un 15% lo hace de dos a cuatro veces por semana.

No obstante, en el caso concreto de España, solo un 15% de las compañías orientan a sus empleados sobre qué documentos en papel y qué datos en formato digital pueden o no sacarse de la oficina, y apenas un 14% tienen una política formal para gestionar el teletrabajo. En esa misma línea, la infraestructura tecnológica necesaria es un problema para muchas: un 67% de las empresas españolas no proporcionan el equipo adecuado; un 68,5% no da un acceso seguro a la intranet de la compañía, e incluso un 24,4% no da absolutamente nada a sus empleados que trabajan desde casa.

De esta manera, muchas organizaciones españolas están permitiendo hábitos que ponen su información en riesgo. Esto incluye el uso de cuentas personales para enviar y recibir documentos de trabajo (58%), dejar documentos por casa (32%) y tirar papeles relacionados con el trabajo al cubo de basura doméstico (25%). Además, un 15% de los empleados españoles trabaja desde cafeterías o usa redes wifi para enviar documentación del trabajo (13%). Todos estos hábitos hacen que la información sea vulnerable a ataques.

En cualquier caso, el estudio de Iron Mountain muestra que el nivel de teletrabajo varía en función de la posición, siendo más común en puestos directivos: casi un tercio (32%) afirman trabajar desde casa todos los días y un 22% lo hacen de dos a cuatro veces por semana. Por su parte, uno de cada tres empleados de marketing trabaja de dos a cuatro veces por semana, seguidos por los profesionales de las TI, con un 21%. Entre tanto, las personas en puestos administrativos o en el departamento de RRHH tienen una menor tendencia a trabajar desde casa.

De cara a todo ello, Iron Mountain ofrece una serie de buenas prácticas para ayudar a los empleados que trabajan desde casa:

–       Comunique una política clara y práctica para el teletrabajo, que cubra aspectos como la necesidad de limitar la comunicación de temas relacionados con la empresa al correo electrónico corporativo y la importancia de usar una red segura cuando se esté fuera de la oficina.

–       Identifique y comunique qué archivos nunca deberían abandonar el entorno seguro de la empresa. El teletrabajo puede no ser apropiado para algunas tareas.

–       Asegúrese de que la política de teletrabajo recoge las responsabilidades que asume la empresa, como son facilitar el equipo tecnológico y la infraestructura necesarios, y la responsabilidad del empleado de tratar la información con cuidado y atendiendo a las mejores prácticas, como destruir documentos de forma segura en la oficina y no fuera de ella.

–       Proporcione formación continua a los empleados sobre la política y directrices de la empresa y asegúrese de establecer controles para garantizar que las directrices están actualizadas en línea con las últimas tendencias y prácticas empresariales.

–       Asegúrese de que los empleados tienen a su disposición toda la tecnología necesaria y un acceso seguro a la red corporativa. Esto significa que pueden enviar y recibir documentos de forma segura y que no necesitan imprimir documentos confidenciales en la oficina “por si acaso” los necesitan en casa.

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