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Checkpoints para una efectiva política de teletrabajo

Por   /   21 octubre, 2020  /   Sin Comentarios

Por WorkMeter, Firma especializada en soluciones de software para medición de la productividad.

 

Desde el confinamiento forzoso provocado por el Covid-19, muchas empresas se han visto arrojadas inevitablemente a los brazos del teletrabajo como vía para mantener la productividad. Una vía que, al margen de la situación actual, constituye una fórmula en claro crecimiento.

Sin embargo, lo cierto es que muchas de las compañías que han adoptado el teletrabajo durante el estado de alarma después no han formalizado una política con objetivos claros desde el inicio con el fin de evitar malos entendidos y garantizar el éxito del proyecto. Y esto es un problema, porque, si se hace bien, el teletrabajo puede ser una herramienta muy beneficiosa en términos de satisfacción laboral, ahorro de costes y productividad, en tanto que adoptar esta modalidad de trabajo sin tener antes unos objetivos claros y medibles tiene un alto riesgo de fracaso, especialmente para aquellas organizaciones con poca o ninguna experiencia teletrabajando.

Así, la realidad es que se necesita un marco de actuación que sea compartido por todos los implicados y desde luego diseñar una política de teletrabajo eficaz que debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones ante algunas cuestiones.

  • 1. ¿Mi empresa puede hacerlo?

Lo primero es que hay que detenerse a pensar en si la actividad a la que se dedica mi empresa permite teletrabajar y en qué medida. Es evidente que una empresa de fabricación tiene menos posibilidades de volcar sus tareas al teletrabajo que una de servicios; pero seguramente sí podrá diseccionar su actividad en puestos, funciones y tareas, y probablemente ese análisis arroje la conclusión de que sí hay un cierto margen para el teletrabajo. Teletrabajo desde casa, de PixabayY otro matiz importante sobre el que conviene reflexionar es si no hago teletrabajo porque no puedo o porque no cuento aún con los elementos o la mentalidad necesarios para hacerlo.

  • 2.- ¿Qué ventajas e inconvenientes me ofrece?

Hacer la típica lista de “pros” y “contras” puede resultar útil antes de arrancar el proyecto. Y así, en la lista de “pros” habrá elementos temporales («mantenerme a flote hasta que todo eso pase», «reducir la ocupación de la oficina durante la desescalada») y otros más permanentes («facilitar la conciliación de mis empleados», «ahorro de costes», «acelerar la digitalización de la compañía», «aumentar la productividad»), si bien conviene fijarse principalmente en estos últimos a la hora de responder a la pregunta fundamental de «¿por qué quiero teletrabajar?».

  • 3.- ¿Qué opinan los empleados?

Una medida de estas características no puede ser implantada unilateralmente, por lo que hay que preguntar a los empleados y escuchar sus opiniones. Solo así sabremos qué obstáculos y apoyos podemos esperar encontrar durante la implantación, cuáles de esos empleados pueden ejercer de embajadores del proyecto ante sus compañeros y qué nuevos argumentos de venta interna podemos utilizar. Además, los empleados también pueden aportar nuevas ideas y señalar factores que han podido pasar por alto los responsables del proyecto, así como proporcionar un “feedback” continuo de la marcha del proceso.

  • 4.- ¿Qué equipos y aplicaciones necesito?

Antes de lanzarse a navegar necesitamos asegurarnos de que hay barco para la travesía. De forma que tendremos que analizar qué equipos informáticos y con qué configuración, así como qué aplicaciones concretas necesitan nuestros empleados para poder desarrollar su trabajo desde sus domicilios. Este apartado incluye elementos como red “wi-fi” o herramientas y dispositivos para las comunicaciones

  • 5.- ¿Cumplo con las medidas de ciberseguridad apropiadas?

Otro aspecto fundamental es garantizar la seguridad para evitar problemas de ciberdelincuencia, filtración o pérdida de datos o vulnerabilidad de los equipos. Entran en este apartado elementos como antivirus, redes seguras, redes internas, almacenamiento en la “nube”, contraseñas, aplicaciones SaaS, etc.

  • 6.- ¿Tengo objetivos claros y medibles?

Los teletrabajadores necesitan objetivos claros, concretos y alcanzables que les sirvan de guía. Por tanto, establecer esas metas, tanto intermedias como finales, es la única manera de que tenga éxito. Además, esos objetivos deben ser medibles y revisables, ya que lo que no se mide no se puede mejorar. Desde luego, la supuesta fama de improductividad del teletrabajo queda desmontada cuando existen herramientas y sistemas de medición de resultados. Los sistemas de medición no solo hacen visible el teletrabajo en términos de productividad, sino que es una importante fuente de mejora continua y resolución de problemas, tanto para los managers como para los propios trabajadores.

  • 7.- ¿Tengo procedimientos claros?

Uno de los puntos más importantes del éxito de una política de teletrabajo es que todo el mundo sepa lo que tiene que hacer en cada momento. Desde cómo realizar las tareas, hasta cómo comunicarse con compañeros, jefes y clientes, cómo reportar una incidencia, hacer una consulta o introducir datos en el sistema. Y no hay que olvidar que los teletrabajadores no tienen sentado al lado a un compañero al que consultar una duda, de ahí que es importante fijar procedimientos claros que les ayuden a funcionar con autonomía sin perder alineamiento con los objetivos de la organización.

  • 8.- ¿Tengo la formación necesaria?

Teletrabajar no es tan sencillo como mandar a la gente a su casa. Y así, se necesita conocer las particularidades de esta forma de trabajar, no sólo a nivel técnico, sino también en otros aspectos como la gestión del tiempo, los sistemas y habilidades de comunicación o la manea de reportar a jefes o alimentar el sistema de datos.

  • 9.- ¿Tengo la cultura adecuada.

La formación más completa y las herramientas técnicas más avanzadas no servirán de nada si chocan con una cultura empresarial que no esté alineada con las bases del teletrabajo: autogestión, responsabilidad repartida, dirección por objetivos o mandos más centrados en la coordinación y la dinamización de equipos que en el control son algunos de esos rasgos.

  • 10.- ¿Tengo en cuenta la prevención de riesgos laborales?

Antes de mandar a los trabajadores a sus casas, hay que asegurarse que cuentan con los elementos mínimos de seguridad personal en su nuevo espacio de trabajo, como asiento ergonómico, elementos de iluminación y ventilación, etc. E igualmente hay que proporcionarles información general y consejos sobre normas de seguridad, postura, horas seguidas frente al ordenador, etc., al margen de que es muy importante que se tomen las medidas necesarias para garantizar el derecho a la desconexión digital de estos colaboradores remotos.

  • 11.- ¿Es una opción de futuro?

La prueba del teletrabajo durante esta crisis sanitaria está siendo una oportunidad para que las empresas que no lo tenían implantado testen sus ventajas y lo puedan incorporar en alguna medida a sus procesos futuros. Y también para que las que ya tenían experiencias previas lo escalen a toda a organización. Estos resultados pueden servir para diseñar modelos que combinen trabajo en remoto y presencia de la mejor manera posible.

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Sobre el autor

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