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Los desplazamientos al trabajo, amenaza para la información confidencial de la empresa

Por   /   30 enero, 2014  /   Sin Comentarios

Ignacio Chico, de Iron MountainPor Ignacio Chico, Director General de Iron Mountain España, Multinacional especializada en custodia y gestión de la información.

 

Aunque es práctico e inevitable trabajar mientras se viaja, esta práctica puede poner en riesgo la información empresarial, incluyendo brechas de datos y la pérdida de ventaja competitiva. La mayoría de nosotros hemos visto documentos que se dejan a la vista de terceros, en dispositivos electrónicos u olvidados, aunque sea durante un momento, por ejemplo en el tren, mientras se sale del vagón para contestar a una llamada telefónica o para comprar un sándwich. Los viajeros tienen que pensar que si dejan documentos a la vista de otros es casi igual que haberlos perdido.

Y hay que tener en cuenta, además, que no solo es una amenaza la información que se consulta en dispositivos móviles, sino que también hay documentos en papel que a menudo contienen información esencial que ha de ser protegida durante los viajes y que, cuando no sirve, ha de ser destruida de forma segura para que no se pueda reconstruir de ninguna manera.

Lo cierto es que la necesidad de trabajar durante los desplazamientos al trabajo en los reducidos espacios que ofrecen los transportes públicos hace en ocasiones peligrar la información confidencial de las empresas. Esa amenaza para la información puede ser intencionada, y de hecho el transporte público es un lugar habitual para bandas criminales organizadas y ladrones oportunistas que buscan el robo fácil.

Sin embargo, no son solo los carteristas los que representan tal amenaza, y llevar información confidencial de la empresa en el teléfono y trabajar con documentos delicados durante los desplazamientos diarios en transporte público es también motivo de preocupación por otras cuestiones. En concreto, según un estudio realizado en mayo pasado por Opinión Matters para Iron Mountain, el 26% de los profesionales españoles encuestados dice trabajar con documentos delicados mientras viajan en transporte público, en tanto que dos tercios de los empleados europeos que van a la oficina en transporte público miran por encima de los hombros a la persona sentada al lado para ver en qué está trabajando. Eso lleva a que más de un 7% de los empleados españoles haya visto información confidencial o importante en esos trayectos y, al margen de la relevancia de la información, casi una quinta parte (18%) de los profesionales del marketing dicen haber echado un vistazo a los documentos de trabajo de otros viajeros, e igual ha pasado con un 6% de los profesionales del ámbito legal.

Trenes (53%) y aviones (41%) son los medios de transporte en los que más “fisgones” hay, aunque uno de cada cinco directivos afirma que las salas VIP de los aeropuertos también son lugares particularmente apropiados para espiar información.

¿Pero cuál sería el coste para su empresa y su reputación si un empleado compartiera de forma inadvertida información confidencial o dejara documentos en las manos equivocadas?

Para paliar esa posibilidad, hay medidas simples y económicas que todas las empresas deberían tomar, y en ese sentido, proponemos las siguientes buenas prácticas para ayudar a las compañías y a los empleados a proteger la información confidencial mientras viajan.

1. Eduque a sus empleados

Asegúrese de que cada empleado entiende que su responsabilidad sobre la seguridad de la información se extiende fuera de la oficina. Proporcione políticas claras y directrices prácticas que ayuden a sus empleados a entender qué comportamiento ayudará a reducir los riesgos potenciales, y comunique sus expectativas de forma regular a sus empleados.

2. Proporcione las herramientas adecuadas

Equipe a sus empleados con las herramientas necesarias para gestionar la información con el cuidado suficiente mientras viajan. Empiece por los dispositivos electrónicos que les entrega y considere incorporar contraseñas fuertes y encriptación. Dé además acceso a una red privada virtual actualizada (VPN) para garantizar que su información confidencial solo pueda ser accesible a través de una conexión segura.

3. Manténgalo en privado

Mantenga el negocio de su empresa en privado entregando a sus empleados ordenadores portátiles con filtros de pantalla para garantizar la privacidad a todos aquellos trabajadores que trabajen con información confidencial. Esto permitirá al usuario ver sus documentos en pantalla, manteniéndolos fuera de la visión de la persona sentada a su lado. Y no hable en voz alta de temas confidenciales de su empresa cuando esté en público.

4. No olvide el papel

Información condifeencial empresarialCon demasiada frecuencia se habla de la seguridad de la información teniendo solo en cuenta el ámbito informático. Sin embargo, se olvida que los documentos confidenciales en formato papel son fáciles de transportar y también de dejar a la vista de cualquiera o simplemente olvidados. Cuando los documentos importantes ya no se necesitan, los empleados deberían devolverlos a la oficina para que se destruyan de forma segura.

Y en cuanto a las conductas que deben seguir en particular los profesionales en los viajes, convendría también considerar estas otras buenas prácticas:

1. Póngaselo difícil a los ladrones

Si es posible, mantenga sus dispositivos móviles ocultos y evite usarlos abiertamente en horas punta. Los ladrones profesionales pueden abrir fácilmente una cremallera, así que tenga cuidado si lleva su portátil en una mochila o en el bolsillo exterior de una maleta con ruedas. Y no ponga sus dispositivos en el asiento de al lado ni los deje tampoco en el espacio superior para equipajes.

2. No sea un objetivo fácil

Los ladrones identifican a los pasajeros más vulnerables porque llevan mucho equipaje, aunque también buscan viajeros distraídos que dejan sus carteras o bolsos para ordenadores en el suelo mientras consultan los paneles de información de horarios, compran refrescos o preguntan por direcciones.

3. Esté alerta

Tenga especial cuidado cuando su tren llega a la estación o cuando se entre o salga de un transporte público. Estos son los mejores momentos para los carteristas y los ladrones de bolsos. Y si viaja solo, ¡no se duerma!

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Sobre el autor

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