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Reuniones vía trabajo en remoto

Por   /   19 agosto, 2020  /   Sin Comentarios

Por Oliver Wyman, Consultoría especializada en gestión estratégica.

 

Conforme a datos del Instituto Nacional de Estadística (INE), solo el 4,3% de los ocupados en España teletrabaja desde su domicilio más de la mitad de los días antes de detectarse el Covid-19. Se trata así de un dato por debajo del de países punteros como Países Bajos (14%) o Finlandia (13,3%), pero no tan lejano en realidad del resto de Europa (Francia 6,6%; Alemania, 5%). No obstante, Reunión online de trabajo, de Pixabayla crisis del coronavirus acabará trayendo consigo, entre otros muchos, un cambio estructural en la forma en que las compañías del país abordan esta modalidad profesional.

En ese sentido, uno de los aspectos que plantea mayores retos a la hora de conseguir éxito en el trabajo en remoto es la organización de reuniones, fundamentales en cualquier compañía cuando es necesaria la resolución de problemas complejos o llevar a cabo discusiones de importancia. Así, en el teletrabajo, forzado o no, la continuidad del negocio se ve reforzada cuando se tienen en cuenta una serie de consideraciones referentes a la planificación, la tecnología y la facilitación de los encuentros virtuales.

Áreas determinantes para la implementación de un teletrabajo productivo:

En primer lugar, hay que tener en cuenta que la preparación de cualquier reunión ha de tener la simplicidad como una de sus claves: la eliminación de cualquier complejidad innecesaria, gracias al establecimiento de unos objetivos claros, permite que todos los asistentes comiencen desde un mismo punto. De modo que, en línea con ello, es importante contar con una agenda de reunión inteligente que impulse la conversación y participación activa de los asistentes, pues el peligro de que se conviertan en meros visitantes pasivos es grande en este tipo de interacciones. Y útil en este sentido es el ajuste de las expectativas de la reunión, teniendo en cuenta que una sesión breve es sinónimo, en la mayoría de los casos, de mayor concentración y eficacia.

Al respecto, dentro de la planificación, es necesaria también una comunicación previa con todos los asistentes, de manera que conozcan toda la información logística necesaria por adelantado, además de las reglas a las que han de atenerse. Entre ellas, la búsqueda del entorno más adecuado para evitar distracciones, así como la capacidad para posponer el encuentro en el caso de que se vea necesario: hay que tener presente que existen interacciones para las que son inexcusables los encuentros en persona, como aquellas que requieran de un fuerte “engagement” o las enfocadas a la resolución de problemas especialmente complejos o con carga emocional.

El segundo de los aspectos clave para una reunión en remoto exitosa es la tecnología, que debe estar disponible para todos los participantes y tener la simplicidad y la accesibilidad como principales características. Y elementos clave de la misma incluyen: herramientas de encuestas instantáneas, que permiten la recepción de respuestas y opiniones en tiempo real; herramientas de colaboración sobre documentos, que hacen posible el trabajo simultáneo de varios participantes; y los grupos de mensajería, que sirven como canal de comunicación en caso de que falle el resto de herramientas.

Finalmente, la designación de un facilitador de la sesión permite estructurar una discusión que, dada la distancia, puede ser complicada. Así, su función estará enfocada, entre otras, a facilitar el orden de las intervenciones y la participación de los asistentes que lo requieran. Y hay que tener en cuenta que este punto es especialmente importante, ya que una situación impuesta como la actual requiere de un trato humano con el que los participantes se sientan incluidos, cuyas preocupaciones o requerimientos se vean atendidos y cuya atención, en definitiva, sea total.

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Sobre el autor

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