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Pautas para unas reuniones eficaces

Por   /   3 marzo, 2015  /   Sin Comentarios

Por Craig Daniel, Vicepresidente de Productos de join.me, herramienta especializada en soluciones de reuniones de negocios.

 

Hoy día el puesto de trabajo cuenta con fluidos, multifuncionales y mundialmente dispersos empleados móviles. Como resultado, la capacidad de colaborar virtualmente es vital para que las empresas tengan éxito.

Una reciente encuesta reveló que el 92% de los empleados del Reino Unido admite que el número de reuniones a las que asisten va en aumento, aunque también es verdad que un 70% de esas reuniones destacan por tener poco o ningún valor. En el Reino Unido, las reuniones virtuales, en las que uno o más participantes asisten a través de teleconferencia y/o conferencias web, representan ahora casi un tercio de todas las reuniones. Una estadística que dice mucho de las realidades del teléfono móvil hoy día, conectado y usado en el puesto de trabajo.

Reuniones de trabajo, de PixabayPor otra parte, más del 25% de todas las reuniones son ahora “ad hoc”, es decir, reuniones improvisadas que no son ni pre-programadas ni de carácter formal. Esta tendencia está especialmente presente con reuniones uno-a-uno, con el 38% de las reuniones internas y el 26% de las reuniones externas reportadas como improvisadas y no programadas. Y así, una asombrosa cifra de 5,5 días son desperdiciados cada año por los empleados a la espera del comienzo de reuniones tardías.

De ahí que sea conveniente seguir algunos consejos para cambiar la forma de ejecutar las reuniones a fin de asegurar que el negocio está colaborando en la forma más eficiente:

1.          Comience las reuniones rápidamente y manténgalas breves.

Mientras que las reuniones pueden ser consideradas un mal necesario, la cantidad de tiempo empleado en ellas no siempre es el necesario. Una solución sería simplemente empezar la reunión a la hora exacta a la que fue convocada, y discutir los asuntos en un razonable periodo de tiempo.

A pesar de que pueda parecer un concepto obvio, parece que existieran más y más justificaciones que resultan en comienzos de reuniones más tardías. Algunos de estos problemas son imposibles de evitar, pero la clave está en seguir avanzando a pesar de los contratiempos. Así, si la reunión comienza unos minutos más tarde de lo programado, debería considerarse la hora de terminación como tope máximo y por lo tanto forzar intervenciones más rápidas. El facilitador debe encargarse de mantener a todos en la tarea y asegurarse de que solo las preguntas relevantes serán atendidas durante la reunión.

Y, por otra parte, es conveniente mantener reuniones de corta duración: aproximadamente de 30 minutos, o de una hora en contadas ocasiones.

2.          Elija las herramientas adecuadas.

Vivimos en un mundo con alta influencia del teléfono móvil. Las personas están acostumbradas a ver resultados inmediatos de las mejores aplicaciones móviles, y esperan lo mismo para sus soluciones en la oficina.

También pregúntese si las herramientas que va a utilizar ayudarán a lograr el resultado de la reunión. Cada vez son más los asistentes que llevan ordenadores portátiles y dispositivos móviles a las reuniones, por lo que puede ser menor la necesidad de usar un proyector. Y para las presentaciones remotas, lo ideal es una solución fácil de usar, con capacidades de compartir pantalla que están a la altura, pero sin ser lo suficientemente complejas como para equivocarse.

Por otro lado, la mayoría de las reuniones de negocios prosperan en la interacción, no en presentaciones solitarias, así que asegúrese de que usted es capaz de intercambiar ponentes.

3.          Hacer un programa preciso.

En el mundo actual de reuniones “ad-hoc”, a menudo es imposible tener un programa establecido antes del comienzo de cada reunión. Pero dicho esto, sí hay que ir a la reunión sabiendo cuáles son los objetivos de la reunión, y especificarlos al comienzo de la misma. Además, esto también ayuda a establecer límites de tiempo para cada punto y asignar un asistente o dos para hacer frente a cada uno. Se sorprenderá al saber que la mayoría de discusiones corresponden con los plazos asignados (algunas personas ajustarán sus argumentos sabiendo que les quedan 10 minutos para resolver un problema).

Por último, pero no menos importante, el orden del día tiene que estar visible para todos los asistentes a la reunión.

4.          Master en reuniones “ad-hoc”.

Las crisis surgen, tareas secundarias se convierten inesperadamente de suma importancia y los mercados cambian rápidamente. Ante ello, respondemos con reuniones “ad-hoc”, que se pueden convocar para más tarde en el día, o tal vez inmediatamente. Pero debido a que las reuniones “ad-hoc” son en realidad una norma más que una excepción hoy en día, debemos estar preparados para esperar lo inesperado.

En ese caso, llamar a la gente a una reunión “ad-hoc” a través de correo electrónico no es poco común, pero probablemente no es lo ideal: es muy fácil pasar por alto una invitación de última hora a una reunión crucial, especialmente en situaciones extremas, cuando el mensaje está enterrado en una maraña de correos electrónicos.

Y aunque es posible que tenga menos tiempo para planificar reuniones “ad-hoc”, puede prepararse para su eventualidad. Tantee con todos los participantes cruciales para confirmar su disponibilidad, y asegúrese que los asistentes remotos tienen toda la información necesaria para unirse a tiempo a la reunión. 

5.          Reunirse desde cualquier lugar.

Los miembros del equipo pueden estar en varios pisos, en diferentes edificios y trabajando en varias ciudades o países; a menudo, trabajan desde casa, pero no por ello son menos equipo. Además, las reuniones virtuales son esenciales para apoyar la colaboración.

Asegúrese por ello de que la tecnología es adecuada pero simple. Una gran cantidad de complicadas características que son bastante inusuales sólo hacen que las reuniones sean difíciles de llevar a cabo. Y asegúrese también de que su plataforma virtual es compatible con los dispositivos móviles. Las tabletas y los smartphones son fundamentales para los trabajadores de hoy en día y a menudo se convierten en el único medio de asistir a una reunión.

Recuerde: su objetivo principal es ejecutar una reunión virtual efectiva… no en convertirse en un tecnólogo de reuniones virtual.

6.          Centrarse en los pasos futuros.

Las reuniones se realizan por una razón: no hacer un refrito del pasado, sino para lograr objetivos inmediatos y establecer metas para la futura solución de problemas y el éxito. De ahí que cada encuentro lleva consigo la necesidad de terminar con una idea clara de lo que se ha logrado, qué próximos pasos se van a seguir y qué participantes son responsables de las acciones.

Una sesión informativa rápida al final de la reunión es una manera de lograr esto, y de esta manera todos los involucrados pueden centrarse en el futuro sin lugar a confusión.

Por último, la complejidad de las reuniones va en aumento y la necesidad de gestionar esta complejidad impulsa el valor de la colaboración. Colaborar con eficacia se traduce en una enorme ventaja competitiva. De ahí que las empresas tienen que promover las culturas que valoran la colaboración y asegurar que está en su lista de prioridades.

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Sobre el autor

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