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Preparar a su empresa para que cumpla con la norma SEPA

Por   /   8 octubre, 2013  /   Sin Comentarios

En algunos casos, se puede dejar un sistema en estado de no cumplimiento si la información que proporciona a otras partes de la empresa puede convertirse automáticamente, para así conseguir el cumplimiento en otro punto del proceso. Los bancos pueden ofrecer servicios de conversión, pero no hay substituto para identificar los errores en el punto de captura, especialmente cuando los consumidores normalmente no están familiarizados con el IBAN, impidiendo así que se detecte el error en un punto en el que ya muy poco se puede hacer para corregirlo.

Muchos proveedores de software tienen versiones compatibles de software y pueden ayudar a elegir el camino correcto hacia el cumplimiento del SEPA.

Cambios en los Datos

Una vez que el personal y los sistemas están de acuerdo, el siguiente paso es gestionar la conversión de datos, lo que puede parecer abrumador,  pero se puede desglosar y gestionar en fases.

La primera fase es una comprobación de la validación y conversión de todos los datos BBAN (Basic Bank Account Number – Número de Cuenta Bancaria Básico) conocidos y verificados a datos IBAN y a datos BIC (Bank Identifier Code – Código de Identificación Bancaria), siendo estos dos últimos críticos para el cumplimiento del SEPA.

La extracción de los datos relevante de los sistemas empresariales es normalmente una tarea manual. Es más fácil guardar los datos como ficheros CSV (valor separado por coma), ya que es el formato más fácil de entender para muchos programas software. Para una conversión suave, validar los datos brutos tal y como se han recibido es crucial, ya que esto identificará los errores y avisos que podrían comprometer los IBANs salientes. Por ejemplo, si los códigos bancarios están obsoletos, se tienen que encontrar nuevos códigos de sucursal.

Los débitos directos son otro aspecto crucial de las nuevas regulaciones SEPA y, sin embargo, solo el 2% de ellos son actualmente compatibles. SEPA Direct Debits (SDDs), como otro esquema de débito directo, están basados en el siguiente concepto: “Pido dinero a alguien; con su aprobación previa, me lo abono”; el deudor y el acreedor teniendo una cuenta con un proveedor de servicios de pago (PSP) ubicado dentro del SEPA. Esta relación tiene que seguir intacta durante el cambio al cumplimiento SEPA y para pagos futuros para que todo se haga suavemente.

Por lo tanto, los mandatos de débito directo que contienen datos de cuenta bancaria antiguos tienen que actualizarse a IBANs Y existen tres maneras de hacerlo:

a) Se podría enviar un formulario a cada cliente que actualmente se tiene con débito directo para pedir los detalles actualizados (sin garantía de que lo rellenarán y devolverán a tiempo);

b) Puede preguntar a su banco que le ayude a recuperarlos;

c) Finalmente, existe también la opción de utilizar a un tercero especialista para ayudar a recopilar los datos, validarlos y convertirlos.

Sea como sea, esta actualización es crucial y tiene que hacerse para asegurar que los pagos no se retrasan y que se evitan las sanciones financieras. Una decisión clave será establecer qué volumen de esta tarea se llevará internamente, de qué volumen necesita que el banco se encargue y de qué volumen debería encargarse una empresa tercera.

Otro requisito vital para el SEPA es que la información de pago tiene que ser convertida al formato de fichero “ISO 20022 XML”. La mayoría de los bancos europeos ya soportan este estándar y la mayoría de los fabricantes de ERP tiene el compromiso de implementar este formato en un futuro próximo.  Esto significa que el departamento de TI tiene que convertir los datos existentes a este nuevo formato para impedir que se denieguen los pagos, o que pasen por un servicio de conversión que los bancos suelen cobrar. Tiene que saber que, incluso si el proceso de conversión es relativamente sencillo, puede llevar mucho tiempo. Por lo tanto, si todavía no ha iniciado el proceso, debería pensar en contactar con una empresa tercera para ayudarle.

Cambios en el Proceso y Procedimiento

También es importante establecer un proceso de validación para ayudar a encontrar problemas con los datos de entrada que incluyen una serie de errores, entre los cuales se encuentran: números de cuenta inválidos, sucursales cerradas, cuentas transferidas y datos incorrectamente formateados. Al encontrar datos de fuente inexacta y rectificarlos, los ficheros inválidos pueden ser devueltos al cliente para que los datos buenos puedan separarse claramente de los malos, lo que permite tratarlos de forma independiente. A la hora de decidir si este proceso se puede realizar internamente o con la ayuda de una empresa tercera, es importante entender cuánto tiempo puede durar la tarea (a algunas organizaciones, migrar los datos de débito directo sin papel les ha llevado 18 meses).

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Sobre el autor

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