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Preparar a su empresa para que cumpla con la norma SEPA

Por   /   8 octubre, 2013  /   Sin Comentarios

Por Jonathan Williams, Director de Desarrollo Estratégico de Experian, firma especializada en servicios corporativos y para consumidores.

Normas SEPALa norma SEPA (Single Euro Payments Area Área Única de Pago en Euros) entrará en vigor el 1 de febrero de 2014 y, sin embargo, la mayoría de las empresas europeas siguen teniendo retraso en cuanto a validación de datos y migración para poder cumplir este objetivo. Según las últimas estimaciones, algo menos del 40% de los datos de transferencia de crédito requeridos para el cumplimiento ha migrado y, por lo tanto, queda todavía mucho trabajo por hacer en la Eurozona. Esto se puede dividir en las tres siguientes categorías que reconocen los cambios requeridos en las siguientes áreas: sistemas, personas, datos y procesos.

Cambios en las Personas

El primer objetivo en el proceso de migración al SEPA sería asegurarse de que el personal clave se dé cuenta de que cualquier parte del negocio que no haya empezado todavía a realizar la transición lo tiene que hacer urgentemente. Es importante que todo el mundo entienda las potenciales sanciones financieras y riesgos empresariales causados por el retraso en los pagos. Sanciones y retrasos empresariales que podrían afectar seriamente a todos los aspectos de una empresa desde el departamento de recursos humanos (si no se paga a los empleados); la disponibilidad de productos o servicios (si no se paga a los proveedores y partners); y, por supuesto, el daño a la reputación de la empresa en su totalidad.

Establecer un grupo de trabajo internamente para realizar la migración puede ayudar bastante en el proceso y crear un organismo central que entienda la legislación, su impacto en el negocio y la importancia que tiene el cumplimiento para la empresa.

Este grupo de trabajo debería, en primer lugar, realizar un estudio de impacto que establezca la importancia de la norma SEPA en el negocio; un estudio que entonces pueda presentarse a todas las partes interesadas para asegurarse de que aceptan el proyecto y respaldan por completo las acciones y reformas requeridas. Es esencial que la migración al cumplimiento del SEPA no parezca internamente ser solo un problema del departamento financiero, sino un problema que tiene un impacto mucho más amplio en el negocio y que requiere por lo tanto la aceptación de cualquiera que se encuentre a un nivel de alta dirección y consejo de administración.

Una vez se haya finalizado este estudio, el alcance para la gestión completa del proceso puede empezar y preparar los pasos que guiarán a la empresa a lo largo del proceso (y el equipo que lo lleva, junto con otros interesados clave). Esta guía debería incluir los puntos de cambio en la organización donde el cumplimiento del SEPA afecta a las operaciones y donde no solo el cumplimiento tendrá un impacto sobre los datos, ficheros y procesos empresariales, sino también las etapas de validación y corrección de los ficheros durante el proceso de migración.

Merece la pena destacar que hay elementos de este trabajo que tienen que hacerse internamente y otros que pueden ser externalizados a una agencia especializada para optimizar el uso del tiempo que queda y de los recursos disponibles para cumplir con la fecha límite. Decidir pronto qué aspectos de la migración se quieren externalizar es útil, ya que así los compañeros de trabajo comprenderán cuáles son las responsabilidades del equipo interno.

El personal debería darse cuenta de los beneficios derivados de la protección de la integridad de los datos a largo plazo y de asegurar que el trabajo realizado en la migración hacia el cumplimiento del SEPA puede respaldar fundamentalmente el negocio a largo plazo.

Cambios en el Sistema

Una parte crucial del plan de migración al SEPA es la actualización de los sistemas para almacenar datos y generar los formatos requeridos para los pagos SEPA. En algunas empresas, hay un largo ciclo de actualizaciones y, si el mismo se realiza después de la fecha límite del SEPA, entender cómo los datos del sistema pueden cumplir con la norma es un tema importante.

Como parte del análisis sobre qué sistemas alojan información sobre pagos, es importante hacer un seguimiento de los datos desde la captura hasta la introducción. En algunos casos, estos sistemas estarán alojados en empresas terceras y, por lo tanto, es vital saber sus planes en cuanto a cumplimiento del SEPA. Cuando un sistema es interno, por ejemplo un portal de proveedores o un sitio web de consumo, hay que comprobar que está capturando las cuentas bancarias en IBAN (International Bank Account Number – Código Internacional de Cuenta Bancaria) y, dependiendo de la ubicación del proveedor de servicio de pagos, el BIC (Bank Identifier Code – Código de Identificación Bancaria) también, y lo ideal sería validar los detalles para asegurar una buena higiene de los datos y reducir las excepciones o pagos fallidos.

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Sobre el autor

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