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¿Acaparadores o desprendidos con el papel en la oficina?

Por   /   22 septiembre, 2020  /   Sin Comentarios

Por Iron Mountain, Multinacional especializada en custodia, protección y gestión de la información y activos.

 

El término “sin papel” lleva sonando de forma recurrente desde hace más de 30 años. Evoca en concreto imágenes de empresas con oficinas despejadas y vanguardistas o personas con vidas completamente modernas y minimalistas. Vidas en las que los archivos son digitales, donde las bandejas de entrada Oficina digitalizada sin papel, de Iron Mountainestán prohibidas y donde los extractos bancarios, las facturas y todo el papeleo del trabajo no llevan el caos al despacho en casa ni a los cajones del escritorio.

En esa línea quizás haya llegado el momento de reflexionar sobre nuestra relación con el papel y sobre cómo gestionamos nuestros documentos. Porque hay que tener en cuenta que, para algunos, el concepto del “sin papel” es una aspiración, pero a otros la idea de trabajar sin papel aún les provoca escalofríos.

Apego al papel

Lo cierto que tenemos un fuerte apego al papel, lo que hace difícil para algunos de nosotros incluso la sola idea de dar el paso al entorno sin papel. El papel es útil: nos proporciona un archivo físico de un documento, evento o información; podemos leerlo, escribir notas sobre él y compartirlo con otros; podemos archivarlo con otros documentos similares y, además, según algunos estudios, la experiencia táctil de leer en papel puede ayudarnos a recorrer textos largos de forma intuitiva y eficaz, algo muy difícil de replicar en una pantalla.

Por otra parte, muchas personas se acercan a los ordenadores y tabletas con un estado mental menos proclive al aprendizaje que cuando leen en papel. Así, tienen la tendencia a imprimir también los documentos que se han creado originalmente en formato electrónico. En 2003, Abigail Sellen and Richard Harper, autores de “The Myth of the Paperless Office” (“El mito de la oficina sin papel”), descubrieron que cuando una empresa usaba el correo electrónico experimentaba un incremento en el uso del papel de un 40%. Puede, sin embargo, que esto no sea sorprendente, ya que a veces imprimimos documentos para “digerirlos” mejor antes de tirarlos, o a veces los conservamos cuidadosamente archivados para usarlos en el futuro.

Acaparadores

Pero lo cierto es que, a pesar de los claros beneficios de consumir información en papel, también hay inconvenientes. Así, en muchos casos, nuestro gusto por el papel puede concluir en una mala gestión documental, por culpa de personas que acaparan documentos “por si acaso” los necesitan de nuevo. Si somos sinceros, hay muchos extractos bancarios, garantías caducadas y recibos en casa que ya no necesitamos; solo que nos cuesta deshacernos de ellos. Sin embargo, si aplicamos esta mentalidad “acaparadora” al entorno laboral, los resultados pueden ser alarmantes.

En ese sentido es preciso reseñar que existen rigurosas normativas indicando cómo las empresas tienen que almacenar la información y durante cuánto tiempo: es el caso de contratos, documentos con información sobre el personal y detalles contables que hay que conservar. Lo cierto es que muchos de nosotros hemos sido culpables de llevar con nosotros un CV de un candidato durante mucho tiempo o de almacenar datos de un cliente en más de un sitio porque nos resultaba más cómodo así. Sin embargo, con la actual legislación para la protección de datos, si las empresas no tienen cuidado, los hábitos de conservar todo por parte de los empleados podrían caer en la ilegalidad.

Desprendidos

En el reverso de los acaparadores de papel, se encuentran los desprendidos: personas que son capaces de vivir tranquilamente sin papel. Usan, por el contrario, herramientas digitales para escribir sus listas de tareas pendientes, concilian la vida familiar con el trabajo mediante una agenda virtual que se sincroniza en sus múltiples dispositivos y aplicaciones, etc. No necesitan el papel: les sobrecarga. Todo lo que pueden necesitar lo consiguen a través de una pantalla.

En cualquier caso, solo porque viven vidas sin papel no hay que pensar que los “desprendidos” son expertos en gestión documental. Como los demás, almacenan documentos personales en el escritorio de su ordenador, en lugar de almacenarlos en un servidor central y seguro. Y también son capaces de compartir un CV con varios colegas, perdiendo el control de cuántas personas tienen el documento.

Lo cierto es que, considerando la naturaleza táctil del papel, es posible que deshacerse por completo de este soporte sea algo solo para los emocionalmente fuertes. Desde luego, hay beneficios para el entorno y ventajas medibles en términos de ahorro de energía cuando se va hacia un ámbito laboral sin papel, pero almacenar y gestionar documentos digitales tampoco está exento de dificultades ya que se aplica la misma legislación para la protección de datos. Así, aunque se trate de documentos digitales, almacenar información en el ordenador portátil, en vez de en el servidor central, o guardar archivos personales en el correo electrónico, en vez de en una carpeta protegida, puede poner en peligro a la empresa si se está incumpliendo la legislación. Y es necesario implantar los procesos para mantener bajo control la información y que la empresa cumpla con la ley.

Digitalizar sí, pero sin olvidar del todo el papel

La realidad es que, tanto en el trabajo como en el hogar, no hace falta deshacerse por completo del papel si no estamos listos. Al respecto, para aquellos que quieran llegar a un equilibrio entre conservar y eliminar, es recomendable un enfoque “con poco papel” como una alternativa viable. El papel no tiene porqué desaparecer: muchos documentos tienen que ser conservados en papel hasta que ya no son necesarios o hasta que la normativa obliga a destruirlos de forma segura.

Puede ser tentador digitalizarlo todo como una manera rápida de acercarnos a la “oficina sin papel”. Sin embargo, digitalizar todo es simplemente demasiado caro para muchas organizaciones con un legado en papel. De forma que, para comenzar el camino hacia la “oficina sin papel”, las empresas pueden empezar digitalizando documentos a medida que sea necesario. Esta estrategia no solo será asumible económicamente, sino que también reducirá el riesgo de fallos.

Eso sí, sea cual sea el camino que usted escoja, es necesario que garantice que toda la información se gestione con cuidado y según la normativa.

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Sobre el autor

Tras casi 35 años posicionada como la principal revista económica especializada en gestión y management, y habida cuenta de los nuevos modos y necesidades de sus habituales lectores (directivos, emprendedores y empresarios en un 90% de los casos), NUEVA EMPRESA lleva apostando desde principios de 2009 por el mercado digital, convirtiendo la Web en el principal punto de nuestra estrategia, dejando la edición en papel exclusivamente destinada a números especiales sin una periodicidad estipulada.

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