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La oficina, un diseño cada día más parecido a nuestra casa

Por   /   3 octubre, 2016  /   Sin Comentarios

Por Ofita, Multinacional española especializada en diseño y equipamiento de espacios de trabajo.

 

En el año 2020 los “millennials” supondrán el 50% de la población de nuestras oficinas, y cuando alcancemos el 2025 esa cifra habrá alcanzado ya el 75% del total. Diseño de oficina, de OfitaSignifica esto que la primera generación que ha nacido con Internet irá teniendo en sus manos desde ese momento las grandes decisiones de cómo habrán de ser nuestros centros de trabajo. Hablamos, pues, de un plazo muy corto de tiempo, apenas una década.

En esa línea, es preciso señalar que el modelo de oficina tradicional no responde a sus necesidades; las empresas están modificando sus formas de trabajar, y las mismas requieren espacios diferentes para atraer y retener a esa nueva generación que ya está llamando a la puerta.  Porque lo cierto es que los “millennials” exigen nuevas culturas empresariales, más abiertas y horizontales, y gracias a la tecnología pueden trabajar hoy desde cualquier lugar y en cualquier momento.

En cualquier caso, estas nuevas culturas empresariales van unidas a conceptos de trabajo flexible.  Sus horarios no son fijos, prefieren esa flexibilidad a ganar más económicamente y hacerlo desde cualquier sitio. Los espacios de trabajo serán así multifuncionales y versátiles/reconfigurables. Además, ellos deciden cuándo van a la oficina, y esto hace que, a la hora de diseñar una oficina, ahora primen cuestiones como: cuánto tiempo estás en la oficina; cómo colaboras con tu equipo, o qué tipo de espacio necesitas.

Es decir, la oficina se planifica hoy en función de la presencia real de los empleados, frente a la asignación tradicional de un trabajador, un puesto de trabajo.

Por esta razón, cada vez más empresas recurren al sistema de “no territorialidad” como alternativa a los puestos de trabajo personalmente asignados.  Los empleados no tienen así un puesto determinado y, para ellos, cualquier espacio es un área de trabajo. Su único puesto fijo es Internet.

Pero, junto a esto, cambia también el diseño de la oficina (más desenfadada, informal, viva…) y la propia manera de utilizar el espacio: se le han dado nuevas funcionalidades, como por ejemplo, que un área de descanso sea también un lugar ideal para celebrar reuniones informales con sus colaboradores o para trabajar concentrado.

Por otra parte, un rasgo vital para los “millennials” es la pertenencia a una comunidad. La hora del café forma parte del trabajo y ya no es un momento de desconexión sino de “coworking” dentro y fuera de la oficina.

Según el estudio “More than one” de Ofita, pasamos el 60% de nuestra jornada laboral reunidos o colaborando con otros. Por ello, el número de despachos disminuye drásticamente y el espacio reservado a las áreas colaborativas asciende hasta el 65% en las nuevas oficinas. No hay que olvidar que el 61% de las reuniones son programadas y tienen una duración media de 23 minutos, ni tampoco que el 39% son imprevistas, con una duración media entonces de 18 minutos. Por este motivo, las oficinas 3.0 deben tener muchos espacios que favorezcan la reunión improvisada, sin necesidad de reserva.

Por otro lado, destaca el diseño cada día más informal de los espacios de reunión o colaboración y aparecen sofás, pubs, zonas de juego…, un diseño cada día más cercano al mundo del hogar. Estas áreas conviven con otras diseñadas para los momentos de mayor privacidad, como los “one box”, etc. Las oficinas son así multifuncionales. Y como una ciudad, cuentan con zonas de reunión, de ocio, de descanso, de concentración, que se van distribuyendo desde calles y plazas interiores.

Al margen de todo lo anterior, además, la oficina es ahora más cálida y humana. Es allí donde pasamos una gran parte de nuestra vida, de manera que la idea es convertirla en una segunda casa, aunque compartida, claro; transformarla en ese espacio común en el que esta nueva generación puede desarrollar ese sentimiento de comunidad que le define. 

Resumen de tendencias en la oficina: 

–       No asignación de puestos de trabajo (“no territorialidad”).

–       Diseño del espacio según presencia real del trabajador en la oficina.

Diseño de oficina dos, de Ofita       Reducción de despachos del 60%, y protagonismo absoluto de los espacios colaborativos o compartidos.

       Innovación. Se ve en cada proceso; está presente en los recursos con los que contamos a la hora de trabajar, en la forma de contactar con el cliente, en la imagen de marca, en las llamadas telefónicas o los viajes de trabajo.

–       Comunicación. El espacio de trabajo debe contar con un mobiliario que facilite la comunicación interna (espacios abiertos, disposición cómoda de las mesas, lugares de reunión, salas de recepción…) y externa  (videoconferencias, charlas online, streaming).

       Distensión. Las oficinas necesitan estos espacios de distensión para integrarlos en el propio trabajo diario y que lo potencien y beneficien: momentos de reflexión, charlas informales entre empleados, tiempos de “brainstorming”… Por ello, se diseñan muchos espacios informales.

       Movilidad. Los beneficios de acceder al trabajo donde sea y como sea son enormes.

       Flexibilidad, respecto a horarios, ubicación y funciones.

       Humanización (diseño cada día más parecido al hogar).

       Comodidad. La tecnología genera oficinas cómodas en las que la iluminación, temperatura, accesibilidad, disposición, localización y trabajo son más fáciles, permitiendo entornos en los que el empleado se siente bien. Esto influye directamente en la forma de trabajar y aumenta la productividad.

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Sobre el autor

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