AERCE, la Asociación Española de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos, acaba de reeditar, actualizada a las condiciones del momento presente, su “GuíaTécnica para la Contratación de Servicios de Viajes de Empresa”, un manual cuya segunda edición vio la luz hace seis años y que ofrece pautas para gestionar los viajes de empresa y dotarlos de valor añadido. La guía considera que la buena definición de una política de viajes de negocios, acorde a las necesidades de una compañía y el control de su cumplimiento, pueden proporcionar a las empresas niveles medios de ahorro de hasta el 20%.

Según esta guía, muchas empresas han hecho de la negociación con proveedores una de sus prioridades, lo que les ha hecho llegar a niveles de ahorro significativos, pero escasamente mejorables. Sin embargo, aún existen ámbitos que se pueden abordar de forma distinta para generar ahorros. Una mayor concienciación de los costes en las organizaciones puede, incluso, estimular el programa de viajes, a pesar del momento económico que atraviesan muchas empresas, ya que hará más visible el retorno económico del desplazamiento.

En concreto, AERCE define cinco áreas en las que los gestores de viajes aún podrán ahorrar costes. La primera de ellas está relacionada con las reservas aéreas, de cara a lo cual recomienda hacer las reservas con suficiente antelación, utilizar plataformas de reserva que tengan en cuenta aerolíneas de bajo coste y las ofertas de internet de las compañías aéreas, y definir los tipos de servicios que se quieren ofrecer al viajero. Además, la guía recomienda tener en cuenta el tren como alternativa más económica y, gracias a la alta velocidad, igual de cómodo y eficiente.

Como segundo factor a tener en cuenta, el manual recomienda utilizar tarifas con restricciones en los medios de transporte y alojamientos; por ejemplo, aquellas que sólo permiten cambios hasta un determinado momento o que limitan los servicios que recibe el viajero.

El uso de proveedores preferentes es otro segmento en el que las empresas pueden ahorrar, al respecto de lo cual AERCE recomienda tener una cartera propia de proveedores con los que se trabaje frecuentemente y con los que se puedan negociar condiciones referentes para optimizar el gasto. En el caso de los hoteles, se podría negociar con las cadenas de forma local, acordar tarifas planas para establecer un precio límite en la tarifa corporativa o incluir extras como el acceso a Internet.