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La gestión de los documentos limita la productividad en las pymes

Por   /   16 julio, 2015  /   Sin Comentarios

La productividad de las pequeñas y medianas empresas se ve limitada por la gestión y creación de documentos basados en texto (informes, contratos, peticiones de financiación, expedientes de licitación y materiales de marketing), según pone de manifiesto “A mayor tecnología, mayor eficiencia”, informe llevado a cabo por la multinacional proveedora de soluciones de lenguaje y voz Nuance Communications.

Productividad de la documentación, de PixabayLo cierto es que este estudio muestra que nada menos que un 41% de este tipo de compañías asegura no tener tiempo para considerar cómo mejorar potencialmente su eficiencia; y tampoco son conscientes de que, en muchos casos, estas mejoras podrían conseguirse sólo con actualizaciones tecnológicas, como desplegando soluciones de reconocimiento de voz y texto, que aceleran la productividad (en Reino Unido, por ejemplo, solo el 4% de las pymes emplea reconocimiento de voz).

No hay que olvidar que un 38% de las pymes pasa una media de dos horas al día trabajando con documentos, que otro 25% de las empresas legales dedica más de cuatro horas cada jornada a trabajar en documentos, e incluso un 19% gasta más de seis horas a ello.

Ene se sentido, una barrera importante para que las pymes aumenten su eficiencia es la velocidad a la que revisan sus necesidades de software, ya que una de cada tres lo hace únicamente de forma anual, cada 18 meses o incluso más. Además, la investigación de Nuance detecta que, a la hora de elegir un software de PDF, el 29% de las pymes deja escapar ahorros de costes potenciales y mejoras en la productividad, al aferrarse a marcas que conoce, en lugar de evaluar soluciones más competitivas que realmente existen en el mercado.

Steven Steenhaut, director senior de Marketing para EMEA de Nuance Communications, señala que, “a pesar de que vivimos en un mundo cada vez más digital, muchas pequeñas y medianas compañías cuentan todavía con procesos largos y obsoletos para la creación y gestión de documentos esencialmente basados en papel. Pero su confianza en el papel y en procesos manuales tiene un impacto en su competitividad, productividad y rentabilidad a largo plazo, ya que, dada la disponibilidad de soluciones alternativas y reconocidas, el tiempo perdido en estas tareas se puede dedicar a aumentar la productividad, posibilitando a las pymes centrarse en otros trabajos de valor añadido”.

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