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La unión de la gestión de entrada y salida de los documentos hace la fuerza

Por   /   26 mayo, 2014  /   Sin Comentarios

Manuel Pulido, de CompartPor Manuel Pulido, Country Manager para España de Compart, multinacional especializada en soluciones de gestión documental multicanal.

 

Durante mucho tiempo, la producción automática de documentos (también conocida como “automated document factory”, o ADF) se entendía que era la captura de documentos, la generación y la gestión  (“enterprise content management”, ECM). Por entonces, los procesos estaban todavía separados -con el “output management” (OM) inicialmente centrado en una entrega eficaz, y por su parte, el mundo ECM arraigado en el entorno del archivo-. Con el tiempo, parecía que el ECM intentaba “anexionarse” al “output management”, hasta que se hizo evidente que la producción de documentos de gran volumen era más compleja de lo que se pensaba originalmente, sobre todo debido a la gran cantidad de formatos de datos y canales de salida.

Los límites del mundo ADF orientado al gran volumen estaban claramente delimitados solamente a lo que a impresión se refiere. Pero con la llegada de los smartphones, los iPad y las tablet PC al mundo de los negocios, y la entrega electrónica versus la física, el concepto de ADF sobrepasó sus límites. Desde ese momento, los expertos en OM también han tenido que hacer frente a la generación de documentos, por lo que el principal tema que surge ahora es cómo dar formato a los documentos para salida a través de todos los canales físicos y digitales.

Claramente, el ADF y ECM se cruzan en tres áreas fundamentales:

  • El “workflow” como un proceso automatizado con opciones de interacción.
  • El archivo como el canal de entrada en el “output management”.
  • La gestión de salida, que incluye el papel, los documentos electrónicos y los datos proporcionados a través de los portales web, las plataformas de internet y los canales de social media.

Aunque ECM (la gestión de entrada) y el ADF 2.0 de Gartner (gestión de salida multicanal) acaban de converger, la conexión entre los dos es ya una realidad que crece fuertemente día a día. En general, no hay razón para verlos a los dos por separado, usando diferentes sistemas para cada uno y el mismo procedimiento. El hecho es que la fusión de la gestión de entrada y salida no sólo reduce los tiempos y los costes asociados con la comunicación con el cliente, sino que además permite un mejor seguimiento de los acuerdos de nivel de servicios internos de la empresa (SLA), tales como los plazos de entrega, tiempos de respuesta, etc.

 Mayor calidad en las comunicaciones

Gestión de la documentación, de Free DownloadEs lógico que los dos mundos de la comunicación con el cliente se estrechen especialmente desde que comparten muchos componentes técnicos como el archivo, con el que tanto el input como el output deben interactuar. Todavía muchas organizaciones continúan manteniéndolos por separado; y son entidades que no progresan, pues algunas sensibilidades personales juegan un determinado papel manteniéndolos divididos.

En particular, para las industrias orientadas a servicios, como son los bancos, las compañías de seguros y los proveedores de telecomunicaciones, la velocidad y la calidad en las comunicaciones son un factor diferenciador de competitividad. Los clientes no solo esperan mayor comodidad, sino también tiempos de respuesta más rápidos. Los días de descargar, imprimir, rellenar, escanear y después enviar un documento se han ido. Incluso ahora es más importante una cadena constante entre el procesamiento de entrada y salida, sin discontinuidad de las herramientas para evitar la pérdida de tiempo y los datos.

Sin embargo, esto requiere que la compañía reestructure el workflow organizacional disponible. Y algunos de los temas que necesitan ser considerados, son:

  • Estandarización de las normas, como pueden ser las de los comunicados y las firmas en procesos interactivos.
  • ¿Dónde deben colocarse los interfaces entre tareas automatizadas y manuales de procesamiento de documentos?
  • ¿Cómo pueden las aplicaciones disponibles separadas de ECM y ADF vincularse para un mayor grado de automatización?

Las nuevas estructuras resultantes pueden implementarse después con soluciones apropiadas para documentos integrados y “output management”. Hay que tener en cuenta el creciente  número de canales de entrada y de salida para definir y gestionar sus interdependencias de forma precisa. Y una vez está redefinido el nuevo workflow con la lógica apropiada (reglas, módulos de texto/sintaxis), la gestión del proceso de negocio (BPM) se pone en marcha virtualmente, con el nivel más alto de automatización universal en la gestión de archivo de entrada y salida. Al final, aquí comienza una nueva era para el procesamiento de documentos.

Imagen cortesía de cooldesign / FreeDigitalPhotos.net

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Sobre el autor

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