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Mayor protección para los proveedores ante las Administraciones Públicas

Por   /   7 abril, 2014  /   Sin Comentarios

Por André Klein, Consultor freelance de DocPath, compañía especializada en gestión documental (http://www.docpath.com).

 

La finalidad de la “Ley de Impulso de la Factura Electrónica y creación del Registro Contable de las Facturas en el Sector Público” (Ley 25/2013, de 27 de diciembre), aprobada a finales del 2013, trata fundamentalmente de reducir la morosidad de las Administraciones Públicas (AA. PP.). Entrará en vigor el 15 de enero de 2015, aunque las empresas que tributen electrónicamente cuentan con todo el año 2014 para habituarse a esta nueva metodología digital.

Proveedores de la administración, de Free DownloadLa citada Ley protege a los proveedores y aumenta la transparencia y la eficiencia en la gestión de los procesos con la Administración Pública, porque, por un lado, queda constancia electrónica de la presentación de la facturas, y por el otro, profundiza en la lucha contra el fraude, al dar certeza a las facturas pendientes de pago existentes.

La aprobación de esta Ley impulsa así el uso de la factura electrónica en el sector público y privado y protege a los proveedores en sus relaciones comerciales con las AA PP a través del Registro Contable de Facturas, que ya es de obligado cumplimiento.

En cualquier caso, los aspectos claves del procedimiento de la facturación electrónica según la Ley 25/2013 son los siguientes:

1- Al tratarse de una norma básica, se impone a todas las AA. PP. a escala nacional, regional y local.

2- La factura electrónica debe cumplir un formato reglamentario y estar firmada con una “firma electrónica avanzada” o con un “sello electrónico avanzado”.

3- El registro contable de las facturas electrónicas se realiza por el órgano o unidad de la Administración responsable de la función contable, tras recibirla procedente del Registro Contable de Facturas. Este nuevo procedimiento de tramitación de facturas entró en vigor el 1 de enero de 2014.

4- Reglamentariamente, a partir del 15 de enero de 2015, podrán excluirse del registro contable las facturas de importe inferior a 5.000 euros.

5- El presentador de la factura podrá consultar el estado de tramitación en todo momento.

Desde un punto de vista tecnológico, para una empresa, contar con una solución de gestión documental adecuada supone cumplir con la Ley sin esfuerzos o costes adicionales, ya que este tipo de software:

– Permite crear facturas electrónicas que cumplen con los requisitos de la Agencia Tributaria (AEAT).

– Posibilita la emisión de facturas en formato digital, así como la generación y firma digital de documentos.

Opera con el formato de la factura electrónica y verifica su contenido.

Verifica la firma y la identidad del emisor, así como la vigencia del certificado, con el que ha sido firmada la factura electrónica.

– Crea trazas de auditoría que muestran todas las operaciones realizadas sobre las facturas.

Y desde un punto de vista empresarial, un software de gestión documental supone un ahorro de costes y de los tiempos, así como el aumento de la seguridad y de la calidad del servicio.

Ahorro de costes, debido a la eliminación o reducción del papel, del tóner, de los gastos de envío y del espacio de almacenamiento.

Ahorro de tiempo de gestión, gracias a que los procesos administrativos son más rápidos y eficientes, lo que repercute en la agilidad de la localización de la información actualizada.

Aumento de la seguridad, debido a que la firma electrónica reduce la probabilidad de la falsificación. Además, también se minimiza el margen de error humano.

La calidad del servicio se incrementa de cara al cliente, porque supone un nuevo canal de comunicación con éste, porque se mejora el tiempo de operación y envío de facturas y porque se posibilita la incorporación de pago en línea de los documentos.

Ahora, que, cada vez más, las compañías se plantean la optimización de sus procesos para ganar eficiencia y ahorrar costes, la factura electrónica, y más en combinación con una solución de gestión documental, permite aumentar la productividad, a la vez que la calidad de servicio es mayor, por lo que repercute en la competitividad empresarial.

Imagen cortesía de stockimages / FreeDigitalPhotos.net

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Sobre el autor

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