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Decálogo para la organización perfecta de un evento de empresa

Por   /   7 abril, 2021  /   Sin Comentarios

Por Venues Place, Buscador de espacios para eventos, tanto corporativos como sociales.

 

Los eventos corporativos juegan un papel cada vez más importante en la estrategia de marketing y comunicación de muchas empresas. Los congresos, las ferias, las conferencias, los “workshops” o talleres, “team buildings”, los desayunos de trabajo y hasta las cenas de empresa son algunos de los eventos en los que más invierten las compañías.

No obstante, lo cierto es que la organización de estos eventos requiere de tiempo y destreza. Y en ese sentido, los 10 elementos clave para garantizar un evento perfecto son:

– 1. Establecer objetivos

Es fundamental tener claro cuáles son los objetivos y qué se quiere conseguir: dar a conocer un nuevo producto, establecer relaciones con proveedores, motivar y cohesionar al equipo, fidelizar a los clientes, etc. Y es que el objetivo concreto ayudará a decidir el formato de evento más adecuado.

– 2. Escoger bien la fecha

Antes de elegir el día de celebración es imprescindible consultar el calendario y comprobar que la fecha no coincida con un periodo vacacional o con otro tipo de acontecimientos que pueda restarle protagonismo: festivos nacionales y locales, grandes eventos del sector y deportivos (fútbol, fórmula 1, etc.). Y también hay que tener en cuenta el día de la semana: los lunes son el peor día, Evento corporativo, de Venues Placeporque lo habitual es que se reserven para planificar y organizar la semana, en tanto que los miércoles, jueves y, para determinados eventos, los viernes se consideran las mejores opciones.

– 3. Definir el público objetivo

Analizar el tipo de público al que nos dirigimos es esencial para definir el formato del evento, el espacio y las actividades paralelas que se quieran organizar. Y es que las necesidades serán diferentes en función de si los asistentes son empleados, proveedores, clientes, profesionales de sector, etc. Además, es importante adaptar tanto el formato como el contenido del evento al perfil de los asistentes.

– 4. Determinar el presupuesto

En el momento de pensar en acciones o actividades para el evento hay que tener en cuenta la partida económica que tiene establecida la compañía. Y al respecto conviene no perder de vista la relación costo-beneficio, ya que los eventos se organizan con la intención de cumplir determinados objetivos.

– 5. Escoger el espacio adecuado

Una vez definidos los objetivos, el público, la fecha y el presupuesto, es hora de buscar el espacio adecuado. Pero es una tarea que, salvo que se opte por una herramienta de búsqueda de espacios, puede implicar mucho tiempo y muchas visitas a diferentes localizaciones hasta dar con la adecuada. En cualquier caso, para seleccionar el mejor espacio, hay que tener en cuenta: el tipo de evento; el número de asistentes; los servicios técnicos y audiovisuales; si tiene cocina propia o es necesario contratar un catering; la localización y accesos; si ofrece parking; así como las posibilidades de montaje previo si se requiere.

– 6. Solicitar permisos

Para evitar complicaciones en el desarrollo del evento, debemos informarnos de los permisos necesarios para desarrollar las actividades previstas y solicitar las licencias necesarias con antelación. Y en ese sentido, se puede encontrar la información en la página del ayuntamiento de cada ciudad.

– 7. Planificar con tiempo

La planificación es la columna vertebral de un evento y posiblemente uno de los factores más importantes a la hora de garantizar su éxito. Y para ello, es recomendable elaborar un retroplanning que detalle cada tarea, los responsables de su ejecución y la fecha en la que debería de estar terminada.

– 8. Definir una estrategia de comunicación y difusión

Otro elemento a tener en cuenta es la difusión del evento. Por eso es importante definir una estrategia de comunicación que abarque el antes, el durante y el post evento. Y de esa forma, es preciso decidir qué herramientas y canales (e-mailing, bases de datos de empleados, clientes, proveedores, redes sociales, página web, medios de comunicación, boletines informativos, publicidad, etc.) se van a utilizar para comunicar el evento. Y eso sí, es conveniente hacer todo ello con tiempo para que los interesados puedan planificarse para asistir.

– 9. Contar con un equipo organizador

Es preciso disponer de un equipo en el que cada miembro debe estar informado de sus funciones y responsabilidades; y además, conocer todos los detalles del evento con el objetivo de tener la capacidad de solucionar cualquier imprevisto que pueda surgir.

– 10. Hacer un análisis post evento

Una vez termina el evento, es recomendable dedicar algunos recursos a agradecer y conocer el grado de satisfacción de los asistentes. En esa línea, resulta muy práctico enviar un comunicado a los asistentes a modo de cierre del evento agradeciendo su asistencia junto a unas líneas de conclusiones y resultados. Asimismo, es importante analizar de manera crítica el conjunto del evento. Un informe que, en definitiva, nos ayudará a identificar los puntos susceptibles de mejora para próximas ocasiones.

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Sobre el autor

Tras casi 35 años posicionada como la principal revista económica especializada en gestión y management, y habida cuenta de los nuevos modos y necesidades de sus habituales lectores (directivos, emprendedores y empresarios en un 90% de los casos), NUEVA EMPRESA lleva apostando desde principios de 2009 por el mercado digital, convirtiendo la Web en el principal punto de nuestra estrategia, dejando la edición en papel exclusivamente destinada a números especiales sin una periodicidad estipulada.

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