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Optimizar la gestión de la información para una mayor productividad

Por   /   27 diciembre, 2016  /   Sin Comentarios

Por PHC Software, Firma española desarrolladora de soluciones de gestión empresarial.

 

Según el último estudio de la Unión Europea, en el marco del Mercado Único Digital se ha desvelado que en los últimos 8 años ha aumentado en 22 puntos porcentuales el uso de la herramienta de gestión ERP entre las empresas españolas. Gestión de la información, de PixabayLa Unión Europea mide la optimización de las soluciones de gestión y ERP (Planificación de Recursos Empresariales) con el objetivo de evaluar de qué manera contribuyen en la organización, gestión y optimización de todos los procesos de la empresa, a fin de mejor la productividad laboral y aumentar la competitividad.

Lo cierto es que, aunque el uso de ERP se ha incrementado significativamente, facilitando y regulando la gran cantidad de información que se genera en las empresas, así como favoreciendo la toma de decisiones a través de herramientas de análisis, la falta de organización de la información dentro de las empresas aplaca su efectividad. En ese sentido, creemos que hay 5 claves para que las empresas optimicen la gestión de su información a través soluciones de ERP.

1. Dedique tiempo a examinar y planificar. Con las ingentes cantidades de información que las empresas reciben y generan, es habitual perder el control en algún momento. Por ello, es esencial dedicar el tiempo necesario para examinar el tipo de información que se gestiona y cómo se trata a diario. Solo entonces, y con ayuda de las soluciones ERP, se podrán planificar los procesos idóneos para acabar con la desorganización y para el tratamiento efectivo de los datos.

2. Vaya de lo básico a lo más complejo. Empiece a organizar la información limpiando datos, teniendo en cuenta los errores más simples de almacenamiento, como por ejemplo, eliminando registros repetidos, ya que son fáciles de detectar.

3. Clasifique la información y organícela por categorías. Cuando la información está ordenada y etiquetada, cualquier miembro de la organización puede acceder a ella rápida y fácilmente, lo que contribuye a aumentar la productividad de la empresa. Siguiendo este procedimiento, la empresa puede contar con una estructura efectiva, práctica y mucho más ágil gracias a las soluciones ERP.

4. Involucre a todo el equipo. Para que una empresa tenga éxito en la gestión de su día a día, es esencial contar con la participación de todo el equipo. Por ello, involucre a los diferentes departamentos en la definición de procesos, ya que ellos cuentan con el conocimiento y experiencia necesarios para ello. Además, asimilarán mejor la metodología que si la misma es “impuesta“.

5. Monitorice y corrija. El paso final, y el que suele ser más complicado de cumplir, es realizar controles periódicos para comprobar que todo esté en orden y realizar ajustes si es necesario. Gracias a las herramientas de análisis de las soluciones ERP, este paso es más sencillo, ya que tendrá alertas y obtendrá métricas e informes que le permitirán saber el estado de su empresa.

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Sobre el autor

Tras casi 35 años posicionada como la principal revista económica especializada en gestión y management, y habida cuenta de los nuevos modos y necesidades de sus habituales lectores (directivos, emprendedores y empresarios en un 90% de los casos), NUEVA EMPRESA lleva apostando desde principios de 2009 por el mercado digital, convirtiendo la Web en el principal punto de nuestra estrategia, dejando la edición en papel exclusivamente destinada a números especiales sin una periodicidad estipulada.

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