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Los espacios de trabajo colaborativos, con problemas para la productividad de empleados

Por   /   13 enero, 2016  /   Sin Comentarios

Un estudio llevado a cabo el pasado mes de mayo por la compañía de tecnología de audio y comunicaciones Jabra pone de manifiesto la paradoja que supone que los entornos de trabajo colaborativos acaben generando bastante a menudo problemas de productividad, como son distracciones, reuniones mal organizadas y tecnologías ineficaces.

La investigación, que lleva por título “Productivity at the Office” y que está basada en una encuesta a trabajadores de 18 a 65 años de empresas en Estados Unidos, Reino Unido, Francia, Alemania Rusia, Japón, China, Dinamarca, Suecia y Noruega, avanzan que los empleados se enfrentan a 17 tipologías de distracciones diferentes a lo largo de la jornada laboral, atendiendo reuniones improductivas y luchando incluso con una tecnología que fue pensada en su origen para mejorar la productividad. Baja productividad, de PixabayDe esta manera, un 36% de los consultados destacan que las reuniones de oficina disminuyen la productividad, un 46% incide en que los niveles de ruido son el mayor problema de distracción en la oficina, el 43% apunta a las interrupciones de compañeros y un 28% se muestran molestos sobre todo por el exceso de emails, aunque la verdad es que el 78% de ellos prefiere enviar un email a realizar una llamada telefónica para resolver cualquier asunto. En cualquier caso, los consultados también valoran factores ambientales que podrían ser mejor controlados, como la temperatura (33%), la calidad del aire (25%) y la falta de privacidad (25%).

No obstante, el informe también revela el escaso conocimiento por los propios trabajadores para organizar de forma efectiva su tiempo de colaboración. Más de la mitad (51%) están de acuerdo que las reuniones sin una orientación o agenda clara suponen una pérdida de tiempo: el 32% cita la falta de toma de decisiones, el 31% la falta de seguimiento, el 26% la falta de preparación y 25% lo achacan a la tardanza de los participantes en la reunión. Pero la mayoría de los trabajadores del conocimiento prefieren asistir a reuniones a pesar de las dificultades mencionadas porque perciben que la productividad de la organización aumenta, a pesar de que el 36% consideran que las reuniones disminuyen su productividad personal.

En cuanto a las conferencias telefónicas, algunos de los problemas más molestos aducidos se deben al sonido, a no poder escuchar las voces de los interlocutores, a ruidos de fondo, problemas de conexión, calidad de audio en general o desconocer el funcionamiento adecuado del altavoz.

Por otra parte, la productividad del tiempo empleado en su ámbito propio es también crucial: los trabajadores dedican la mayor parte de su tiempo en su espacio en la oficina, por encima del 66% del tiempo de la jornada semanal (más de 6 veces que el empleado en reuniones), por lo que ese es el lugar donde se gana o se pierde la productividad más significativa. Actualmente, una proporción significativa de los trabajadores tienen problemas para completar sus tareas diarias de trabajo, hasta el punto de que el 36% completan el trabajo en horas fuera de oficina para asegurarse que sus responsabilidades se terminan de cara al siguiente día.

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