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Claves para cumplir con los “deadlines” o plazos de entrega

Por   /   7 mayo, 2018  /   Sin Comentarios

Por Otto Walter International, Multinacional consultora española especializada en comportamientos directivos y comerciales.

 

Los plazos de entrega son una fuente de ansiedad para muchos profesionales, debido a las consecuencias que su incumplimiento pueden acarrear tanto para ellos como para sus empresas.

Lo cierto es que marcarse plazos exigentes pero razonables para entregar un trabajo o terminar un proyecto entra dentro de la lógica en cualquier dinámica empresarial. Pero el “deadline” no puede ser visto como una traba, Deadline, de Pixabaysino más bien como una referencia temporal que permite manejar variables y distribuir tareas.

En ese sentido, existen una serie de claves a seguir que permitirán cumplir con los “deadlines” o fechas de entrega.

– NEGOCIA. Si está en tu mano participar en la fecha de entrega, negocia un plazo que sea realista de acuerdo a tu experiencia y carga de trabajo. Más vale bajar las expectativas del jefe o del cliente pero cumplir con el compromiso adquirido que embarcarse en algo inasumible y acabar defraudando a todo el mundo.

IDENTIFICA EXPECTATIVAS. Entérate del nivel de acabado final que desea la persona que te encargó el trabajo. Si para ella es suficiente un nivel de borrador, habrás ahorrado mucho tiempo. Pero si lo que precisa es un informe a colores, encuadernado y rodeado de pétalos de rosa, deberás tener previsto el tiempo de acabados finales, que siempre será más dilatado.

– PLANIFICA. Antes de ponerte a hacer cosas sin más, tómate un pequeño periodo para planificar. Más tiempo dedicado a organizarte redundará en menos tiempo de ejecución del proyecto.

– INCLUYE IMPREVISTOS. Tú planificación no puede basarse en un mundo ideal. Por el camino se cruzarán imprevistos, fuegos que apagar y otras contingencias que darán al traste con una planificación demasiado optimista. Contempla esos factores en tu plan.

– RACANÉATE. Una vez establecido el plazo con el jefe o el cliente, no seas generoso contigo mismo: redúcete los márgenes y trabaja como si tuvieras menos plazo del que te han dado. Esto te puede salvar la vida si las cosas se tuercen más de lo previsible.

– ANTICÍPATE. Si ves que no vas a poder finalizar a tiempo, no dudes en decírselo a tu jefe cuanto antes, explicándole los motivos de manera objetiva y sin edulcorar. De esta forma, se convertirá en tu aliado y te ayudará a encontrar una solución o alcanzar un acuerdo de mínimos. Compartir la información a tiempo siempre será mucho mejor que llegar al final del plazo sin haber hecho los deberes. En este último caso, formarás parte del error y seguramente quedarás como un incompetente.

– INFORMA A TERCEROS. Si tu trabajo depende de información o intervención de otras personas, avísalas cuanto antes. No esperes al momento en el que precisarás su ayuda, porque es probable que justo ese día no estén disponibles.

– COORDÍNATE. Si el trabajo lo hacéis a medias entre varios, asegúrate de que no os solapáis, de que cada uno hace una parte complementaria al otro y de que los formatos son compatibles. Eso evitará duplicar esfuerzos inútiles y disgustos de última hora.

– TAREAS, UNA A UNA. Si en un momento dado del proyecto se acumulan las tareas y te sientes desbordado, no trates de hacer varias cosas a la vez. Ya sabes: “el que mucho abarca…”. Comienza por una tarea concreta y acábala. Y así, una detrás de otra. Verás cómo el proyecto avanza y te sentirás mejor al ir cerrando asuntos.

– NO TE QUITES MÉRITO. Si al final el trabajo va más rápido de lo esperado, no le restes importancia a tu labor ni a tu esfuerzo. Porque no dudes de que buena parte del mérito de esa eficacia te corresponde. Y, además, no olvides que es posible que en futuros trabajos para esa misma persona o cliente las cosas no vayan tan rodadas.

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Sobre el autor

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