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La figura del “dato único” y los sistemas de gestión empresarial

Por   /   2 mayo, 2017  /   Sin Comentarios

Por Isabel Pomar, Directora Comercial y de Marketing de Datisa, Firma especializada en soluciones ERP para los negocios.

 

Una de las principales preocupaciones de los departamentos financieros de las pequeñas y medianas empresas es determinar qué es un gasto y qué se debe considerar como una inversión. Probablemente, la perspectiva que tenga un director financiero no será la misma que la que tenga un director de TI o un responsable de compras. El dato único, de PixabayPor lo que, determinar los argumentos que justifican el apoyo de un ERP para la gestión de la empresa resulta estratégico para “convencer” a quienes deben tomar la decisión.

En ese sentido, cualquier solución que contribuya a incrementar la productividad en una organización debe ser tenida en cuenta como una inversión, y nunca como un generador de costes. Y es que la capacidad de estas soluciones para automatizar y, por tanto, optimizar la gestión de los procesos, incide en la productividad de los empleados implicados, ya que éstos podrán dedicar más tiempo a la realización de otras tareas que aporten más valor.

De esta forma, el hecho de que estos sistemas contribuyan a mejorar la gestión de procesos que son claramente estratégicos por estar vinculados con áreas vitales para la empresa, como pueden ser la contabilidad, la tesorería, la logística, el almacén o las ventas, mejorando su eficiencia, incide en un importante ahorro de tiempo y, por supuesto, de recursos.

Por otra parte, el volcar el peso de la gestión de estos procesos internos en una solución eficaz también contribuye, no sólo a la generación, sino al análisis de información vital para el negocio. Hablamos de información actual, real, veraz y consolidada, y que permite relacionar lo que sucede en todas las áreas de la propia organización, evitando los “compartimentos estancos” que favorecen la aparición de datos aislados. Hay que tener en cuenta que este tipo de soluciones permiten detectar aquellas áreas de mejora en las que o bien se deberá poner el foco en potenciar el trabajo para estimular las ventas, o bien se deberá pensar en suspender la línea de productos/servicios ofertados. O lo que es lo mismo: ofrecen una perspectiva sólida del funcionamiento de área de la empresa para determinar su rentabilidad y poder establecer políticas de corrección o de dinamización según proceda para facilitar el desarrollo corporativo.

No hay que olvidar que algunas de las principales razones que justifican la utilización de un ERP en los procesos de gestión empresarial tienen que ver con el control de gastos y la generación de ahorros, así como con el incremento de la productividad y con la aportación y análisis de información “inteligente”. Otra cosa es determinar de qué manera pueden las empresas “financiar” el apoyo de esa tecnología.

La filosofía del Dato Único

En esa línea, la filosofía del “dato único” se basa en la introducción de la información en una sola vez y en su reaprovechamiento o retroalimentación en múltiples procesos, sin incurrir en posibles errores o en duplicidad de los datos. A modo de ejemplo, con una solución de contabilidad se puede generar muy fácilmente, de manera automática y sin esfuerzo adicional, toda la información necesaria para elaborar y presentar las declaraciones fiscales necesarias. Esta misma lógica se aplicaría a la obtención de los informes, listados y estadísticas que utilizan socios, gerentes, responsables de área, etc. y para cuya elaboración todavía hay muchas empresas que utilizan las tediosas hojas de cálculo.

Los tradicionales Excel implican en general una importante resistencia al cambio. Quien trabaja con ellos, a priori, suele mostrarse reacio a probar otra herramienta, sin percatarse, o asumiendo, según el caso, el consiguiente peligro de error que suponen y la posibilidad de provocar peligrosos desfases entre la desviación y el momento en el que ésta se reporta a los responsables. Mientras, el ERP acaba con todo eso y garantiza la corrección del dato. Pero todavía hay muchas pymes que infravaloran su contribución.

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Sobre el autor

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