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El email no nació para trabajar en equipo, el CRM sí

Por   /   9 julio, 2018  /   Sin Comentarios

Por Tomás Santoro, CEO de SumaCRM, Firma que ofrece en la “nube” un CRM sencillo pensado para las pymes.

 

Han pasado más de 40 años desde que el primer correo electrónico fue enviado y, hoy por hoy, el email es uno de los mayores avances en comunicación de la historia de la Humanidad. No obstante, y como suele suceder con los grandes pasos del ser humano, han surgido nuevos problemas a solucionar derivados de esta herramienta.

Según un estudio de Rescue Time, miramos el email cada 7,5 minutos, es decir, 40 veces al día. Aun así, ¿quién consigue dejar su bandeja a cero e irse del trabajo a casa con plena satisfacción? Correo electrónico, de PixabayNo es casualidad que muy pocos. Y la razón es que el email no fue creado para la colaboración y, como el trabajo suele ser en equipo, hace que la comunicación se complique.

Decía Peter Drucker, pensador universal, analista de la realidad política, económica y social y considerado el padre fundador de la disciplina del management, que el 60% de los problemas en las empresas se producen por una falta de comunicación interna. Unos problemas que se agravan además con el uso del email.

Porque los problemas ocasionados por el e-mail han surgido sobre todo en el trabajo en equipo y se pueden aglutinar en tres aspectos clave:

  • Pérdida de productividad. Producida al estar chequeando el email por si alguien nos ha pedido información, o por ver si nos han enviado la información que hemos pedido. Un círculo vicioso de la muerte de la productividad.
  • Los comerciales no pueden hacer el seguimiento de todas sus ventas, debido al gran volumen de clientes que manejan.
  • Mala atención al cliente por eternizar los tiempos de respuesta.

Lo cierto es que un estudio de la consultora americana McKinsey señala que las pymes dedican el 65% del tiempo a contestar emails, llamadas o a estar en reuniones, lo que implica que se destine la mitad del tiempo a tareas rutinarias y tan sólo el otro 50% pueda dedicarse a realizar el trabajo en sí. En esa misma línea, según detecta un documento de Adecco, el problema de la pérdida de productividad no está en los distractores a los que estamos expuestos cada día, sino que la clave radica en las herramientas que pone la empresa a los trabajadores.

Ante esa problemática, se han tratado de dar muchas respuestas, desde utilizar un Excel compartido a utilizar herramientas de chat, Skype o Slack. Pero hay que tener en cuenta que el Excel, a pesar de ser super útil, no fue concebido para la colaboración en equipo, por lo que, aunque soluciona el problema de manera inmediata, genera miles de inconvenientes al poco tiempo, mientras que Skype o Slack tienen el gran inconveniente que tienen todos los chats: ¡las interrupciones! Por eso, desde hace años las grandes empresas se benefician de los CRM para solucionar estos problemas.

En cualquier caso, hasta ahora, los CRMs eran coto reservado de los grandes negocios, pero desde hace algunos años las pymes han implementado esta herramienta y la tendencia ya se está consolidando, hasta el punto de que hoy en día una de cada tres pymes utiliza un CRM, y las estimaciones son que dos de cada tres lo hagan antes de 2020.

Al respecto hay que reseñar que este tipo de herramienta elimina la falta de comunicación interna, ya que las tareas se guardan de forma única y, por otra pare, no responde a miles de emails perdidos en la bandeja de entrada. De esta forma, al usuario ya no se le escapa nada, todo el mundo sabe cuáles son sus tareas e incluso las de los demás, por lo que la productividad mejora un 50% y las ventas aumentan un 30% de media.

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Sobre el autor

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