Ser visto y oído. Tan importante como el ancho de banda son los dispositivos de vídeo y audio de buena calidad. Si se usa la conferencia web diariamente, es necesario disponer tanto de una buena webcam, como de unos cascos adecuados. Contar con los dispositivos adecuados, permite una calidad de conversación mucho mayor y que sea más productiva. Y lo mismo podemos decir de los materiales de presentación que se van a utilizar en la reunión online: los documentos tienen que estar debidamente preparados para transmitir una imagen de profesionalidad (como sucedería en una reunión presencial, errores en la gramática y en la ortografía afectarán de forma negativa al mensaje).

Cuidado con los “off the record”. En una reunión online es muy importante tener en cuenta que, aunque no estemos en el turno de participación, es posible que nuestro micrófono esté abierto y que se “cuelen” frases que no queremos que se escuchen, o incluso, ruidos como silbidos, suspiros o, simplemente, golpes con el boli en la mesa, por poner un ejemplo. Todo esto, además de provocar situaciones que pueden ser embarazosas, distraen e interrumpen la reunión. Por eso, lo mejor para evitarlo es cerrar nuestro micrófono cuando no estemos participando. Sin embargo, hay que tener en cuenta que un buen micrófono para vídeo conferencias tipo casco reduciría casi completamente este tipo de ruidos. Aún así, es necesario tener presente, tal y como lo haríamos en una reunión presencial, un nivel de protocolo. Por ejemplo, masticar chicle o toser encima del micrófono arruinaría cualquier presentación, aún cuando estuviera perfectamente preparada. 

Por: Digital Samba. Desarrolladora española de tecnología y soluciones software para conferencias web (www.digitalsamba.com)