Robert Strobl

Las sociedades precisas en su día a día tener multitud de encuentros. Reuniones con socios, con clientes, con proveedores, y clases de formación a trabajadores situados en diferentes sedes; en definitiva, reuniones clave para el funcionamiento de una compañía.

Sin embargo, este tipo de visitas conllevan para la empresa cuantiosos costes, ya que no sólo se trata del viaje, sino también de las dietas, el alojamiento, taxis, etc. De hecho, una de las partidas más ingentes de las compañías españolas, tras los salarios y el I+D, es la que se refiere a los viajes de sus trabajadores para asistir a las reuniones. De hecho, sólo en España, el desembolso en viajes supone unos 13.000 millones de euros.

En esa dinámica, una opción interesante, por el ahorro de costes que supone, es la de la conferencia web. Con ella, al no ser necesarios los viajes, las compañías pueden ahorrarse el costo de los mismos, por lo que se recortan gastos. Un ahorro que puede suponer a las empresas españolas hasta 4.000 millones de euros.

La conferencia web es un sistema cada vez más extendido entre las empresas, debido a su calidad, rendimiento y bajo coste. A pesar de que, en muchas ocasiones, se tiene la imagen preconcebida de la tradicional videoconferencia, en la que el sonido no es claro, la imagen puede no ser de calidad e incluso existen fallos de sistema, no es el caso de la conferencia web, ya que la tecnología que se refiere a la videoconferencia ha dado un paso de gigante en cuanto a calidad en imagen y sonido. Hasta el punto de que las meetings online pueden desarrollarse casi como si se estuviera presencialmente y, de hecho, algunos analistas han predicho la desaparición de la tradicional videoconferencia para dentro de unos 10 años, dado el bajo coste, la alta calidad y el incremento de características de la conferencia VoIP (Voz sobre IP) en que se fundamenta la videoconferencia web.

En cuanto a costes, los propios datos avalan la idea del ahorro de costes de la conferencia web frente a la tradicional videoconferencia y a la inversión en viajes: según datos publicados por la consultora Gartner, el uso de este tipo de tecnología reemplazará a más de dos millones de desplazamientos aéreos y provocará ahorros de 3.500 millones de dólares. Pero, aún hay más; al no tener que realizar viajes, las empresas no sólo ahorran dinero, sino que, además, ganan en productividad ¿Por qué? Muy sencillo: los desplazamientos de los empleados suponen periodos de tiempo inútiles, como, por ejemplo, las esperas en el aeropuerto, los traslados en la ciudad de destino, la búsqueda de la dirección correcta, etc. Pero es que, por otro lado, la conferencia web permite tener varias reuniones en una mañana, aunque sea en delegaciones ubicadas en diferentes países. Es decir, la conferencia web dota a las empresas de menos gastos y empleados más productivos. Así, según un estudio de la firma investigadora de mercados Ipsos Mori, un 15% de los directivos europeos declara ser menos productivo cuando tiene que viajar para celebrar una reunión.